Sparer en arbeidsmåned i året med DNB Regnskap og Bård

Nå bruker styret tiden på medlemmene og organisasjonens formål – ikke manuelle kontroller og Excel-oversikter.

Da Profesjonelle Vergers Interesseorganisasjon (PVI) tok i bruk DNB Regnskap sammen med Bård Styreportal, var målet å samle medlemsoppfølging, fakturering, økonomi og styrearbeid i en mer effektiv løsning. Resultatet er langt mindre manuelt arbeid og bedre oversikt.

Bård er en digital styreportal for bedrifter, lag og foreninger. Løsningen samler blant annet styremøter, oppgaver, dokumenter og medlemsoppfølging på ett sted, og kan integreres med regnskapssystemet slik at styret får løpende økonomisk oversikt.

PVI arbeider for en moderne, rettssikker og bærekraftig vergemålsordning. Organisasjonen driver politisk og faglig påvirkningsarbeid overfor Justis- og beredskapsdepartementet og justispolitikerne på Stortinget.

– Vergemålsordningen er til for vergehaveren. Vi arbeider blant annet for statlig finansieringsansvar, tydelige faglige krav og en mer enhetlig praksis i vergemålssaker over hele landet, sier Sigvald Bøe Eriksen i PVI.

Ville få kontroll på medlemsoppfølgingen

PVI har brukt Bård så lenge organisasjonen har vært kunde i DNB Regnskap, siden 31. desember 2023. Valget falt på kombinasjonen fordi organisasjonen ønsket å samle flere viktige administrative oppgaver i én arbeidsflyt.

– Vi hadde særlig behov for bedre medlemsoppfølging, fakturering og kontroll med innbetalinger. Samtidig ønsket vi mer struktur rundt styremøter, dokumenter og intern oppfølging. Integrasjonen gir oss bedre oversikt og reduserer behovet for manuelle rutiner, sier Eriksen.

Eriksen sier det var enkelt å komme i gang og krevde lite teknisk kompetanse. PVI er ikke merverdiavgiftspliktig og bruker DNB Regnskap til blant annet fakturering, oppfølging av innbetalinger og registrering av kostnader. Kontostrukturen er tilpasset budsjettet, slik at utviklingen kan følges gjennom året.

Fra innmelding til betaling – uten dobbeltarbeid

Når en ny verge melder seg inn via skjemaet på PVIs nettsted, går opplysningene automatisk inn i Bård. Administrator får beskjed, og medlemsinformasjonen er allerede registrert.

Når medlemskapet er godkjent, sendes fakturaen til DNB Regnskap med et tastetrykk. Betaling med KID registreres automatisk i banken og oppdateres videre i både DNB Regnskap og Bård.

– Vi får en sammenhengende arbeidsflyt fra innmelding til betaling, med svært lite manuelt arbeid underveis, sier Eriksen.

Bruker rundt en tidel av tiden

Tidligere brukte styret mye tid på å kontrollere innbetalinger mot medlemslister og Excel-oversikter. Det måtte også lages egne rapporter for å gi styret økonomisk status. Nå kan styremedlemmene se oppdaterte nøkkeltall direkte i Bård, basert på integrasjonene mellom bank, regnskap og medlemssystem.

– Vår erfaring er at vi nå bruker rundt en tidel av tiden vi tidligere brukte på medlemsregister, fakturering og avstemming av medlemsinnbetalinger – kanskje enda mindre, sier Eriksen.

Også forberedelsene til styre- og årsmøter er enklere. Oppdatert økonomisk informasjon er tilgjengelig i Bård, mens rapportene fra DNB Regnskap gir oversikt over regnskap og budsjettstatus. Dermed kan styret hente ut, dele og gå gjennom aktuelle rapporter uten omfattende manuelt forarbeid.

Frigjør tid til det organisasjonen er til for

PVI anslår at kombinasjonen av enklere medlemsadministrasjon, mer effektiv kontingentinnkreving, mindre regnskapsoppfølging og enklere styrearbeid sparer organisasjonen for minst 30 timer i året.

– For en frivillig organisasjon som vår tilsvarer det i praksis omtrent en hel arbeidsmåned. Like viktig er det at tiden kan brukes på medlemsarbeid og organisasjonens egentlige formål, sier Eriksen.

For PVI betyr det mer kapasitet til å arbeide for vergehavernes rettssikkerhet og bedre rammevilkår for profesjonelle verger.

Les mer: 

• Bård Styreportal for lag og foreninger
• DNB Regnskap for lag og foreninger